Hands-on: Forbliv agil

For nogen tid siden skrev jeg om den agile transformation i Danske Bank og om hvilke tiltag der på daværende tidspunkt blev iværksat for at fastholde agiliteten i organisationen. Sidenhen har jeg talt med andre agile coaches rundt om i branchen og det lader til at det “nye sort” i IT-branchen er: Fastholdelse af agilitet efter de første spæde trin.

I mit første indlæg om emnet skrev jeg om en lokal forankring med en lokal “racerkører” der i tæt samarbejde med den agile coach kunne drive den forsatte rejse ud i det agile. Mange steder opleves samme udfordring; og heldigvis findes der en række redskaber som kan hjælpe.

Den indbyggede mekanisme

De fleste der vil arbejde agilt adopterer Scrum som deres eksekverings- og organiseringsmekanisme. I Scrum findes det velkendte og velbeskreve Retrospektive møde. Dette møde er essentielt i forhold til at sikre en kontinuert forbedringskultur. Hvis Retrospektiv mødet ikke fungerer, så er der stor risiko for at teamet stagnerer. Der findes mange gode artikler og vejledninger i hvordan mødet kan indrettes så det bliver så effektfuldt som muligt, men det vigtigste er dog at man tilpasser det til den pågældende situation og sørger for at variere agendaen tilstrækkeligt samt en ordentlig håndtering og udførsel af tiltag.

Hurtige tips:

1. Brug en fast skabelon til at præcisere tiltagene, f.eks. SMART (specific, measureable, assignable, realistic og time-related)
2. Udnævn en tovholder på tiltaget og sørg for at denne tager ansvar for opgaven
3. Sæt en deadline for hvornår tiltaget skal være udført og sørg for at følge op
4. Synliggør tiltaget ved ophæng i lokalet eller på Scrum boardet

Andre mekanismer

agile42 har skabt et rammeværk (Enterprise Transition Framework – ETF) som i løse termer beskriver både hvordan man kan introducere et agilt værdisæt men også hvordan man fastholder det i sin organisation. ETF tager udgangspunkt i den traditionelle Deming cyklus med Plan, Do, Check og Act. Én af fordelene ved at arbejde med fastholdelse af agilitet på denne måde er at skabe empiri bag tiltagene og på den måde sikre at man bevæger sig i den rigtige retning. I ETF arbejder man med følgende faser:

• Assessment. Skab et overblik over den nuværende situation via team self-assesments og andre målbare faktorer.
• Strategy. Udfra det skabte overblik tages bestik af situationen og den tiltag planlægges samtidig med at der opsættes mål for ændringerne. Disse mål skal kunne verificeres, evt. via self-assessments.
• Pilot. Hvis tiltaget er radikalt og kan have stor konsekvens for en større mængde teams udføres pilot-eksperimenter og effekten evalueres før andre teams adopterer ændringen.
• Roll-out. Hvis tiltaget anses som afprøvet eller ikke kræver den store tilpasning før alle teams adopterer ændringen, udrules det til alle teams.

Det kan være en god ide at skabe et visuelt overblik over resultatet af de forskellige faser i ETF så både de involverede teams kan se effekten, men også så andre teams kan følge med i udviklingen.

Hurtige tips:

1. Søsæt aldrig et tiltag uden afklaring af målbarhed. Arbejd efter principperne i empiriskledelse.
2. Sæt ikke for mange både i vandet samtidig. For at kunne sikre effekten sker som en konsekvens af én given ændring er det nødvendigt at lave små inkrementielle tiltag og ikke klynge for mange sammen. For mange igangværende tiltag skaber forvirring og gør det svært at måle den direkte effekt.
3. Hav periodisk og metodisk opfølgning på effekt, f.eks. via halvårlige eller kvartalsmæssige self-assessments i teams.

Caveat

Ovenstående er blot to ud af mange måder man kan fastholde agilitet i en organisation. Hvis man udelukkende beror sig på Retrospektiv møder, så kræver det at de involverede teams er modne og dygtige til at afholde effektfulde møder. Anvendelse af rammeværk som f.eks. ETF kræver lidt større armbevægelser og kan i visse tilfælde blive mødt med skepsis fra teamsne. Det er vigtigt at rammesætte at anvendelse af ETF sker for at sikre at man forbliver agil og ikke for at indføre performancemålinger.

Se også de øvrige indlæg i serien: https://qed.dk/rasmus-kaae/tag/hands-on/